关于规范会议室申请及使用的通知

 

公司各部门、各子公司:

       根据近期会议室申请及使用情况,出现个别申请内容不完整、提前沟通不到位、会议室使用冲突等问题,一定程度上影响了办公效率和会议质量。为了进一步加强会议室的有效管理,确保各项会议顺利召开,请各部门提前申请,会议结束之后及时通知综合部。同时将几项具体事项强调要求如下,请严格执行:

       1、需提前至少半天向综合部提出申请,经综合部准许后方可使用。临时召开的紧急会议需要使用会议室时,需提前至少1个小时向综合部提出申请。原则上按照系统申请流程的时间先后顺序使用,如果紧急会议与提前预约会议发生冲突时,需双方部门负责人协商解决后通知综合部。

       2、公司领导临时安排的紧急会议,需要使用会议室时,由会议主导部门或会议负责人员第一时间向综合部提出申请。

       3、在发起会议申请时,需向综合部说明会议情况,包括参会人员,是否需要使用音像视频设备等,以便提前准备调试。

       4、会议室使用前的布置工作由会议室管理员配合会议主办部门完成。请各会议组织部门,于会议开始前半个小时到会议室确认会议准备情况。

       5、在会议室使用过程中,请按照正常程序操作各设施设备。如出现的问题请及时向综合部反馈。

       特此通知。

                                

                                    综合部

                                2018年1月19日

 


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